Zo ontvang je een belangrijke gast op je congres of feest

Zo ontvang je een belangrijke gast op je congres of feest

Wanneer je voor je bedrijf een congres organiseert, of een feest ter gelegenheid van een opening of jubileum, dan wil je natuurlijk dat alles op rolletjes loopt en er niets misgaat. Een goede voorbereiding kan voorkomen dat je op het laatste moment nog in de stress schiet omdat er toch nog zaken last minute geregeld moeten worden. Maak een draaiboek waarin je alles noteert wat moet worden geregeld met een tijdsplanning erbij. Dan hoef je alleen maar deze punten af te gaan en zie je niets over het hoofd.

Het programma

Wanneer je een belangrijke gast ontvangt voor een evenement dan is het prettig als er een duidelijk programma is. De gast weet dan waar hij of zij aan toe is en wat er wordt verwacht. Ook voor andere genodigden of aanwezigen is het fijn te weten wat er gaat gebeuren. Stuur het programma vooraf naar de belangrijke gasten zodat zij zich goed kunnen voorbereiden. Regel indien nodig parkeerplaatsen voor hun auto zodat zij in de buurt van de locatie kunnen parkeren en niet hoeven te zoeken waar zij precies moeten zijn. Als dit niet mogelijk is, regel dan dat een gast wordt opgehaald.

Een belangrijke eregast

Komt de burgemeester je nieuwe bedrijf openen? Komt de CEO van het hoofdkantoor uit Londen over om aanwezig te zijn bij het jubileum van de Nederlandse vestiging? In dat soort gevallen loop je natuurlijk een stapje harder. Je kunt een blauwe of rode loper bestellen zodat de eregasten met alle egards worden ontvangen. Ook een sierlijke boog of praktische afzetpalen zijn beschikbaar, ideaal als je de pers wat op afstand wilt houden. Wil je een belangrijk persoon uitnodigen voor de bijzondere gelegenheid, doe dit dan ruim op tijd. Vaak lopen agenda’s snel vol en het zou zonde zijn als je eregast verhinderd is.

De aankleding van de locatie

Wanneer je bij de opening van je zaak ook graag de gasten wilt rondleiden, dan moet het er binnen ook allemaal goed uitzien. Organiseer je een beurs of congres dan geldt hetzelfde. Hiervoor is beurstapijt ideaal. Dit tapijt is sterk en gemakkelijk te reinigen. Bij een meerdaags evenement kan het ’s avonds worden gestofzuigd zodat alles er voor de volgende dag weer tiptop uitziet. Vlekken zijn gemakkelijk te verwijderen. Beurstapijt kun je eventueel na afloop van het evenement verwijderen en voor een latere gelegenheid opnieuw gebruiken. Je kunt werken met verschillende kleuren zodat bezoekers gemakkelijker hun weg kunnen vinden.

De locatie voor speeches

Wanneer er tijdens een belangrijke gelegenheid gespeecht wordt dan moeten ook hier voorbereidingen worden getroffen. Zorg voor een microfoon en geluidsinstallatie. De spreker of sprekers hoeven dan niet met stemverheffing te spreken. Ook in een kleine ruimte kan het stemgeluid al snel verdampen. Het is heel storend als niet iedereen de spreker goed kan verstaan. En andersom zal hij of zij zich ongemakkelijk voelen als de indruk bestaat dat datgene wat wordt gezegd niet goed overkomt. Zet een katheder op een podium als er een groter gezelschap is zodat de spreker ook goed zichtbaar is voor iedereen.