Een organigram is een visueel hulpmiddel dat wordt gebruikt om de structuur van een bedrijf of organisatie te laten zien. Het is een soort diagram dat laat zien wie aan wie rapporteert en hoe de verschillende afdelingen en posities binnen een organisatie zijn georganiseerd. In deze blog gaan we dieper in op het onderwerp van het maken van een organigram. We beantwoorden vragen zoals: ‘Wat is een organigram?’, ‘Hoe maak je een organigram in Word?’ en ‘Waar moet je op letten bij het maken van een organigram?’. We hopen dat de informatie die we in deze blog bieden, je helpt bij het maken van een professioneel en effectief organigram voor jouw organisatie.
Wat is een organigram?
Een organigram is een visueel hulpmiddel dat wordt gebruikt om de structuur van een bedrijf of organisatie te laten zien. Het is een soort diagram dat laat zien wie aan wie rapporteert en hoe de verschillende afdelingen en posities binnen een organisatie zijn georganiseerd. Meestal wordt een organigram weergegeven met rechthoeken of vierkanten die verschillende posities of afdelingen representeren, en lijnen die de relaties tussen de verschillende posities of afdelingen aangeven.
Waarom is het belangrijk om een organigram te maken?
Er zijn verschillende redenen waarom bedrijven en organisaties een organigram maken. Ten eerste kan het helpen bij het duidelijk maken van de verschillende rollen en verantwoordelijkheden binnen een organisatie. Dit kan bijvoorbeeld nuttig zijn voor nieuwe medewerkers die zich aan de organisatie willen aanpassen. Ten tweede kan een organigram ook helpen bij het identificeren van inefficiënties of conflicten binnen de organisatiestructuur. Bijvoorbeeld als er te veel lagen of tussenpersonen zijn, of als er overlap is tussen de verantwoordelijkheden van verschillende afdelingen. Ten derde kan een organigram ook worden gebruikt als communicatiemiddel naar externe partijen, zoals klanten, investeerders of overheden.
Hoe maak je een organigram?
Een organigram is een afbeelding die de structuur van een organisatie of systeem weergeeft. Om een organigram te maken, kun je het volgende doen.
- Bepaal het doel van het organigram. Dit zal helpen om de juiste informatie te kiezen om op het organigram te zetten.
- Maak een lijst met de belangrijkste afdelingen en posities in de organisatie of het systeem. Zorg ervoor dat alle belangrijke functies en relaties tussen de afdelingen en posities worden opgenomen.
- Bepaal de layout van het organigram. Dit kan worden gedaan door de afdelingen en posities in een hiërarchische structuur te plaatsen, met de meest algemene categorieën bovenaan en de meer specifieke onderdelen onderaan.
- Teken het organigram. Dit kan worden gedaan door handmatig te tekenen op papier of door gebruik te maken van een speciaal organigram-softwareprogramma.
- Voeg details toe aan het organigram. Dit kan bijvoorbeeld door de namen van de afdelingen en posities te schrijven en door lijnen te gebruiken om de relaties tussen de afdelingen en posities aan te geven.
- Bekijk het organigram en maak eventuele aanpassingen als dat nodig is om ervoor te zorgen dat het duidelijk en overzichtelijk is.
Hoe maak je een organigram in Word?
Om een organigram te maken in Microsoft Word, volg je de volgende stappen:
- Open Microsoft Word en klik op “Invoegen” in het menu bovenaan het scherm.
- Klik op “SmartArt” in het menu dat verschijnt. Dit zal een nieuw venster openen met verschillende opties voor het maken van een organigram.
- Selecteer de stijl van het organigram die je wilt maken. Er zijn verschillende stijlen beschikbaar, zoals lijststijlen, processtijlen en hiërarchiestijlen.
- Klik op de stijl die je wilt gebruiken en klik vervolgens op “OK” om het te selecteren. Dit zal een leeg organigram in je Word-document invoegen.
- Klik op een vak in het organigram en voer de tekst in die je wilt gebruiken.
- Voeg nieuwe vakken toe door op de “+” teken onder of naast een bestaand vak te klikken en de tekst voor het nieuwe vak in te voeren.
- Gebruik de opties in het menu “SmartArt-tools” om het organigram verder aan te passen, zoals het wijzigen van kleuren en het toevoegen van afbeeldingen.
Wat is belangrijk bij het maken van een organigram?
Er zijn een aantal dingen die belangrijk zijn bij het maken van een organigram. Ten eerste is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het organigram duidelijk en overzichtelijk is, zodat het gemakkelijk te begrijpen is voor mensen die er naar kijken. Het is ook belangrijk om de juiste structuur te kiezen voor het organigram, afhankelijk van de doelstellingen en behoeften van het bedrijf of de organisatie waarvoor het wordt gemaakt. Verder is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het organigram up-to-date is en blijft, zodat het altijd een accuraat beeld geeft van de organisatiestructuur. Tenslotte is het belangrijk om ervoor te zorgen dat het organigram gemakkelijk te lezen en te begrijpen is, door gebruik te maken van duidelijke labels en afkortingen, en door gebruik te maken van een goede lay-out en visuele elementen om de informatie te presenteren.
Met welke programma’s kun je een organigram maken?
Er zijn verschillende programma’s waarmee je een organigram kunt maken, waaronder Microsoft Visio, SmartDraw en Lucidchart. Deze programma’s bieden vaak een aantal verschillende sjablonen en lay-outs waarmee je snel en gemakkelijk een professioneel ogend organigram kunt maken, en bieden ook tools voor het aanpassen van de lay-out en het toevoegen van verschillende visuele elementen en labels om het organigram duidelijker te maken. Sommige van deze programma’s zijn gratis te gebruiken, terwijl andere programma’s een licentie vereisen om te kunnen gebruiken.